Как работать с онлайн-кассой: пошаговая инструкция для продавца в различных ситуациях

Документы, обязательные к заполнению при ведении онлайн-кассы

post_5d8a7e55e4a3c-600x600.jpg

Ведение этого документа обязательно

При массовом применении онлайн-касс многие требующиеся до этого сопутствующие документы отменили, но некоторые из них до сих пор обязательно нужно вести кассиру.

Согласно необходимым указаниям, операции оборота денежных средств, осуществляемые на кассовом аппарате, должны дублироваться в следующих документах:

  • кассовой книге — в ней производится учёт всех полученных и выданных средств;
  • приходном кассовом ордере — выписывают получения компанией любых наличных средств;
  • расходном ордере — заполняется при выдаче наличности из кассы.

Для отслеживания выручки требуется вести Х-отчёт. Он не отправляется в ФС и налоговую, а является своеобразной помощью для удобства отслеживания денежных операций. Гашение выручки из него не производится.

Главными данными, вносимыми в такой отчёт, являются:

  • дата, время;
  • общая сумма наличности в определённом промежутке времени;
  • итоги продаж;
  • число продаж за смену;
  • наличные и безналичные оплаты;
  • количество чеков.

Всегда ли нужно закрывать смену на онлайн-кассе?

На практике часто компании и предприниматели работают в нестандартных режимах, в том числе ночью. Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе, если касса открыта в один день, а закрывается на следующий? Ответ однозначный — нужно. Закон не делает различий для разных режимов работы.

Логика законодателя едина для всех случаев — смена должна длиться не более 24 часов. Поэтому привязка к календарным суткам не влияет на алгоритм действий кассира. Смена может быть открыта в один день, а закрыта в другой, если ее длительность не превышает установленные сроки.

Одно из бытовых названий отчёта – “вечерний”, что не влияет на возможность сформировать его утром, если кассовая смена подходит к концу в это время.

Но что же делать, если при снятии зет отчета (z-отчета) кончилась бумага, или она замялась, ее замотало, или она не допропечаталась, и тд.

Здесь принят следующий алгоритм действия кассира.Пишется объяснительная что данного числа при гашении номер такой произошло замятие, обрыв, … в результате чего зет отчет распечатался в одну черную строку (при заклинивании бумаги в одном положении), он смялся и распечаталось лишь его начало, бумага закончилась и он распечатался не полностью.. и тд.Здесь нужно будет проверит все же касса погасилась или нет. 1. После устранения проблем в работе кассы – нужно снять x-отчет и посмотреть обнулилась – погасилась ли касса или нет.Так как здесь могут быть два варианта событий – если зет отчет почти полностью распечатался есть большая доля вероятности что касса все же погасилась не смотря на то что зет-отчет вышел не полностью. Но так же может быть и ситуация когда зет отчет казалось бы распечатался полностью, на нем нет лишь в конце слова «Спасибо за покупку» т.е. нет лишь нижнего клише – рекламного текста, но при этом после снятия Х-отчета мы видим что касса не погасилась. Т.е есть почти целый зет отчет всего лишь без нижнего клише – но аппарат посчитал что произошел сбой и операцию не дозавершил. Это во многом зависит от производителя контрольно кассовой техники, алгоритм работы в разных кассовых аппаратах достаточно различен. Но обычно если в зет отчете есть жирная черта и/или с/буква «Ф», т.е распечатался зет отчет с фискальным признаком то касса погасилась, даже если подвал зет отчета не допечатался до конца.

Обратно же гадать не нужно – нужно снять X-отчет и проверить обнулилась ли касса или нет, и в дальнейшем стараться не допускать проблем с бумагой в момент гашения аппарата. Т.е. просто исполнять Типовые правила кассира. Обязанности кассира при осуществлении денежных расчетов с населением. 2. Если касса же не обнулилась (висят суммы) — заправляем кассу бумагой, проверяем ее работоспособность – снятием того же самого икс-отчета и гасим – снимаем z-отчет по новой. Это простой и идеальный случай.

Однако что же делать, если зет отчета нет вообще – он полностью не напечатался по вышеперечисленным причинам. Или его потеряли — утеряли, или просто по невнимательности выкинули в мусорку вместе с стопкой обычных чеков.

Получить сколько-нибудь похожую копию или дубликат зет отчета не возможно, но можно вынуть – распечатать аналог зет-отчета из блока памяти ККМ -ЭКЛЗ.Так же его можно получить и из блока ФП, но данные будут практически аналогичны – за исключением того что в фискальном отчете будет стоять фискальный знак, Который лишь свидетельствует о том что это документ распечатан из фискальной памяти аппарата. Но работать с фискальной памятью могут лишь налоговые инспектора, и при попытки войти в данный режим аппарат блокируется при первой же попытке вода не верного пароля налогового инспектора. По этому данный вариант не используется и существует в данной ситуации лишь теоретически. Остается только обычно общедоступный блок памяти ЭКЛЗ. Доступ к нему осуществляется:1) В клавишных аппаратах через специальный режим меню.. в каждом аппарате вход в него и алгоритм работы по снятию отчетов свой, поэтому здесь проще вызвать мастера из ЦТО который и вытащит его вам из памяти. Или самостоятельно сделать это по инструкции по эксплуатации прилагающейся к аппарату. Единственное предостережение в старых аппаратах данное меню часто не доработано в плане защиты от случайного закрытия архива ЭКЛЗ. Т.е завершения работы данного блока в составе данной ККМ, в результате чего несколько раз люди попадали на внеплановую замену блока ЭКЛЗ стоимость которого всем известна. Поэтому или внимательно читаем инструкцию – (как правило это не сложнее чем пробивать чеки) или взываем ЦТО.2) В случае с фискальником – нужно запустить драйвер торгового оборудования. У каждого производителя он свой, здесь можно сказать следующее – алгоритм работы у всех у всех производителей похож, но если вы до этого ни когда не работали с драйвером ККМ даже по инструкции разобраться будет сложно. И все из-за огромного количества вкладок, кнопочек, полей для вода, в результате чего очень легко запутаться. Но в целом если вы работаете пробиваете чеки на аппарате и не боитесь компьютера, то лично я помогаю таким кассирам вытащить аналог какого либо чека или зет отчета из памяти ККМ — блока ЭКЛЗ по телефону. Обратно же из-за достаточно высокой стандартизации данных кассовых утилит.Т.е мы вытаскиваем из блока ЭКЛЗ аналог нужного нам «потерянного» нами документа (только чека продажи или зет отчета). Затем подкалываем его к объяснительной и сдаем бухгалтеру вместо потерянного гашения.. Техника есть техника, и плюс все мы люди, поэтому от сбоев и ошибок ни кто не застрахован.

Алгоритм вытаскивания конкретного документа из блока ЭКЛЗ так же описан в инструкции по эксплуатации. В целом он выглядит так:

Мы определяемся, за какую дату нам нужен чек или зет отчет.

В случае с например потерянным зет отчетом – мы ставим номер смены и снимаем отчет «Итоги смены» или «по номерам смен» где начальный номер смены равен конечному номеру смены. И в том и в другом отчете из ЭКЛЗ мы получим следующую информацию:

  1. Клише –заголовок,
  2. Номер гашения
  3. Дату и время гашения
  4. Общую сумму продаж – выручку за смену
  5. На этом все. Ни каких секционных счетчиков, возвратов, счетчика наличности в кассе здесь вы не найдете. Аппарат в первую очередь — это фискальное устройство, предназначенное для хранения информации об общих суммах продаж за каждую смену.

В случае с поиском потерянного чека:

  1. Определяемся с суммой, на которую был чек.
  2. Распечатываем контрольную ленту за данную конкретную смену (контрольная лента — это все чеки за данную смену)
  3. Находим данный чек и по номеру КПК (циферки) расположенному перед символом # — решетка, (вводим этот номер в специальное поле в драйвере и) вытаскиваем аналог потерянного чека. (на фото право он обведен красным, на контрольной ленте он выглядит аналогично.)
  4. Информация о данном чеке аналогична выше рассмотренному случаю с Z-отчетом. Здесь еще добавляется информация о номере отдела. Но в 99 процентах это будет ОТД1.

Подробно с иллюстрациями и картинкам  для каждого фискального регистратора  в зависимости от производителя описано здесь:

  1. Фото инструкция — контрольная лента — снимаем на ФР Штрих
  2. Фото инструкция — дубликат-аналог потерянного чека на ФР Штрих
  3. Фото инструкция — дубликат-аналог потерянного Z-отчета с гашением на ФР Штрих (снять за предыдущий день, потерян)
  4. Фото инструкция — контрольная лента на ККМ Атол Fprint, Феликс
  5. Фото инструкция — дубликат-аналог потерянного чека на ККМ Атол Fprint, Феликс
  6. Фото инструкция — дубликат-аналог потерянного Z-отчета с гашением на ККМ Атол Fprint, Феликс (снять за предыдущий день, потерян)

</h3>

Принцип работы

post_5d856807b4a5f-600x400.jpg

По сравнению со старым образцом, новый кассовый аппарат имеет ряд преимуществ

Модернизированная кассовая техника, в которой используется фискальный накопитель и данные напрямую отправляются в налоговую службу, называются онлайн-кассами. Использовать другие виды подобных приборов учёта запрещено, поэтому они применяются во всех магазинах, кафе, ресторанах и прочих местах.

Этапы работы такого ККТ состоят из следующего алгоритма:

  • покупатель вносит оплату за товар;
  • данные об осуществлённой операции передаются в фискальную службу;
  • оператор присылает подтверждение о принятии — без него необходимый документ не будет сформирован;
  • чеку присваивается фискальный признак;
  • от ФС данные передаются в налоговую, где система их накапливает в хранилище.

Онлайн-касса работает по аналогичному со старым образцом принципу и почти не имеет с ним отличий — только дополнительные возможности:

  • отправление чека клиенту в электронном виде;
  • обновлённое программное обеспечение;
  • фискальный накопитель работает практически автономно.

Эти устройства упростили проверки налогов, сделали процесс торговли более прозрачным, а их разнообразие на рынке позволяет предпринимателю выбрать аппарат, соответствующий специфике его работы.

Преимущества использования

Как и любая кассовая техника ККТ эвотор имеет некоторые недостатки, но они настолько незначительны, что преимущества их сильно перевешивают. Основные достоинства, которые выделяют для себя пользователи, уже поработавшие с кассой:

  • Главным плюсом можно назвать значительную экономию денег на обучении сотрудников и приобретении дополнительного ПО. Начинать работу можно сразу после регистрации. Установка всех необходимых программ производится разработчиком, а встроенные подсказки помогут кассирам в обслуживании покупателей.
  • Большим преимуществом Эвотора является работа с ЕГАИС, которая не требует выделенного компьютера. Достаточно установить специальное приложение «УТМ на терминале» или приобрести модель «Эвотор Алко».
  • Для настройки терминала не придется обращаться за помощью к специалистам. Это можно сделать самостоятельно, предварительно посмотрев видео и изучив подробную инструкцию.
  • Есть возможность настроить обмен данными между кассой и программой, в которой ведутся операции по учету товара.
  • Для передачи данных в ОФД можно использовать мобильный интернет.
  • Производитель предоставляет бесплатные обновления.
  • Предусмотрена возможность подключения любого торгового оборудования: сканера, весов, детектора валют, денежного ящика и многого другого.

Обратите внимание! Все кассы Эвотор работают на операционной системе Android. Это дает возможность настраивать интеграцию со всеми приложениями и устройствами, созданными на этой популярной платформе.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий