Кассовая книга: образец заполнения (новые правила). Бланк кассовой книги

Что это такое

Начиная с 2020 года кассовую книгу должны оформлять все предприниматели, включая тех лиц, которые работают на УСН. При этом стоит отметить, что заполнение этого журнала должно осуществляться в строгом соответствии с формой КО-4, и относиться к этому стоит максимально серьезно, так как этот документ тщательно изучается сотрудниками ФНС в процессе проведения налоговой проверки.

Если кассовая книга оформляется некорректно или с ошибками, это может обернуться для предпринимателя штрафами. В ней обязательно нужно отразить движение всех наличных средств компании, а на конец дня вписать итоговые данные, включая расчеты лимита и обороты кассы.

Скачать форму КО-4

Журнал включает в себя информацию о любых приходно-расходных операциях, фиксируя все финансовые потоки, которые присутствуют в работе организации в наличной форме. Именно по этой причине кассовая книга относится к категории обязательной документации.

Как вести кассовую книгу в обособленном подразделении

Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление и выдачу наличных отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Копии листов этой книги передают в организацию согласно установленному порядку. Его сформируйте самостоятельно, главное, учесть сроки составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: нужно ли вести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое не является филиалом (представительством) организации?

Да, нужно.

Ведь обязанность вести кассовые книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершают операции с наличными. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Как сшивать

Книга по итогу года должна быть пронумерована и прошита:

  • книга прошивается специальными нитками таким образом, чтобы концы нитки после связывания находились на оборотной стороне книги;
  • на узел, сформированный нитью, наклеивается специальная бумага, на которой указывается количество прошитых и пронумерованных листов;
  • такая прошивка заверяется печатью организации, ИП, и подписывается руководителем.

Как отражать суммы Z-отчета в кассовой книге

Ситуация: нужно ли отражать в кассовой книге всю итоговую сумму Z-отчета, если часть выручки поступила от покупателей по пластиковым картам?

Нет, не нужно.

Ведь в кассовой книге нужно отражать только наличную выручку. Да, при расчетах с использованием платежных карт применять ККТ обязательно, а кассовые чеки нужно выдавать покупателям. Однако выручка от таких операций поступает не в кассу, а на расчетный счет. Вот и получается, что в кассовой книге выручку от реализации по банковским картам не отражают (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

В кассовых чеках, пробитых при оплате покупки банковской картой, должны быть отметки о получении безналичных платежей. В Z-отчетах такие суммы идут отдельной строкой (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 28 марта 2005 г. № 22-12/19995). Если сумма наличной выручки, отраженная в главной кассе, отличается от итоговой суммы Z-отчета на сумму входящих в нее безналичных платежей, то это означает, что деньги оприходованы правильно.

Аналогичная точка зрения, в частности, отражена в письме УФНС России по г. Москве от 11 мая 2006 г. № 09-24/038509.

Особенности ведения кассовой книги для ИП

Как и любая другая организация, индивидуальный предприниматель обязан соблюдать кассовую дисциплину, однако Указания ЦБ РФ № 3210-У дало некоторые послабления для ИП:

  •  нет необходимости устанавливать лимит кассы;
  •  нет обязательства по оформлению ПКО и РКО.

0008-008-Vedenie-kassovoj-knigi.jpg

Ведение кассовой книги.

Срок хранения документа

Так как кассовая книга является документом финансовой отчетности, то по запросу ИФНС она должна быть предоставлена.

Максимальным сроком давности запроса могут быть кассовые книги сроком не более 5 лет, но такой длительный промежуток времени, как правило, не подлежит проверке. В большинстве запросов ИФНС самостоятельно указывает интересующий период, не превышающий трехлетнюю давность.

Важные нюансы проведения кассовых операций

  •  Необходимость соблюдения лимита кассы. Все организации, за исключением ИП, держащие наличные деньги в кассе, приказом от первого рабочего дня года обязаны установить лимит остатка денежных средств в кассе, превышать который они не имеют право.
  •  Выдача денег в подотчет. Все выдачи денег должны быть обоснованы, поэтому, если происходит выдача средств из кассы, помимо выплат на заработную плату, отпускных и прочее, получатели обязаны быть оформлены соответствующим приказом, как подотчетные лица и получать деньги только на основании заявления, с указанием цели и срока отчетности (авансовый отчет).

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий