Онлайн-касса: кому она нужна и как сэкономить на покупке

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — устройство, которое способно не только печатать чеки, но и передавать информацию обо всех операциях в онлайн-режиме через оператора фискальных данных в налоговую службу. Использовать такие кассы предписывает Федеральный закон № 54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием электронных средств платежа».

Условно онлайн-касса — это комбинация кассового оборудования с фискальным накопителем и программного обеспечения с выходом в интернет для обмена данными с налоговой службой.

1-1_1560778597-630x463.jpg

При расчётах предприниматели и организации должны выдавать покупателям кассовый чек или бланк строгой отчётности. Если до момента расчёта клиент предоставил свой абонентский номер или адрес электронной почты, чек или бланк нужно продублировать ещё и в электронной форме.

Открытие и закрытие смены

Остановимся подробнее на начале работы с ККТ и завершении рабочего дня.

Приступая к новой смене, кассир вводит в кассовый аппарат свой персональный логин и пароль.

Затем распечатывается отчет, свидетельствующий об открытии смены. Это такой же фискальный документ, как и чеки, выдаваемые в течение рабочего дня. Поэтому он передается оператору в электронном виде и отражает сведения о подключенном устройстве и информацию о том пользователе, кто произвел открытие смены.

Законодательством устанавливается длительность смены, когда после открытия и закрытия должно пройти не более 24 часов. Такое требование установлено п.2 ст.4.3 № 54-ФЗ. Если по истечении 24 часов не произведено закрытие кассовой смены, прекращается формирование на чеке фискального признака документа, что приводит к блокировке процесса выдачи чеков.

Из этого следует, что открыть и закрыть смену можно не в один день, но между ними должно быть не более суток. Закрытие смены отражается в соответствующем отчете, который служит основанием для составления приходного кассового ордера и внесения записи в кассовую книгу.

Отчет о завершении кассовой смены отправляется ОФД и в нем отражается следующая информация:

  • о смене, а также кассире, который работал с кассой в течение смены;
  • количество чеков, отпечатанных за рабочее время;
  • количество чеков, которые не дошли до оператора;
  • итоговая сумма полученных наличных средствах;
  • сумма произведенных возвратов средств из кассы;
  • разбивка по способам получения денег: в виде наличного расчета или по карте.

Такой отчет является основанием для подготовки нескольких приходных ордеров, если полученные средства приходуются в кассу по разным видам операций и проводкам. Это могут быть:

  • предоплата за будущую поставку товаров, аванс в счет планируемых услуг или работ;
  • оплата в полном объеме за товар, работу или услугу;
  • частичное внесение в кассу денежных средств.

Посмотрите на видео как пользоваться ККТ «Меркурий 115ф» в подробной инструкции кассира.

Как выбрать подходящую кассу

Цена здесь не главное. Куда важнее технические возможности и цели, для которых вам нужна онлайн-касса.

Фискальный регистратор

3_1560778198-630x313.png

Рабочая комбинация выглядит так: фискальный регистратор (то, что будет печатать чеки) + телефон, планшет или ПК (в качестве управляющего кассовыми операциями устройства). Вариация «фискальный регистратор + телефон» относительно недорогая и подойдёт для любых небольших торгово-сервисных предприятий.

На управляющее устройство можно установить товароучётную систему и автоматизировать многие торговые операции в магазине (закупка товаров, инвентаризация, контроль неликвидного товара).

Автономная касса

Если в день вы обслуживаете до 100 покупателей, в ассортименте до 50 товарных наименований и ваша основная цель — соблюдение ФЗ № 54, подойдёт относительно бюджетный вариант — автономная касса. У неё минимальные требования к техническим характеристикам и возможностям программного обеспечения. Такие кассы подойдут для небольших магазинов без продажи алкоголя, выездной торговли и служб доставки.

Минусы работы с автономной кассой:

  1. Она используется только для печати чеков, в кассе нет встроенной аналитики и удобных для кассира функций (смешанная оплата, отложенный чек, возможность применения скидки на товар в чеке).
  2. Для ввода наименований товаров необходимо подключение к компьютеру.
  3. Низкая скорость работы.
  4. Нет интеграции с эквайрингом, суммы кассиру придётся вводить в двух местах.
  5. Невозможно использовать системы лояльности, акции и управление ассортиментом.
  6. Невозможно без дорогих дополнительных устройств работать с ЕГАИС.
  7. Нет возможности управлять весами: касса не вносит автоматически в чек стоимость товара, исходя из веса.
  8. Отсутствует функция поиска товара по наименованию.
  9. Нет возможности работать с избранными товарами. Когда на панели кассы можно быстро выбрать популярные товары (хлеб, молоко и другие), увеличивается скорость обслуживания покупателей.
  10. Нет возможности автоматизации торговли в целом. Извлечь дополнительную прибыль не получится.

4_1560778281-630x378.jpg

Автономные кассы — устройства прошлого поколения. Сейчас на рынке представлены более современные умные модели. Они не намного дороже, но по возможностям превосходят автономные кассы.

Смарт-терминал

Он же умная касса. Это вариант для владельцев малого и среднего бизнеса, нацеленных на развитие компании.

Смарт-терминал — новое поколение кассовой техники с расширенными возможностями и улучшенными техническими показателями. Все необходимые для работы магазина функции собраны в одном месте: планшет для управления кассой, принтер для печати чеков.

В некоторые модели смарт-терминалов встроены сканер штрихкода, эквайринг и дополнительный экран для покупателя. Большинство моделей смарт-терминалов поддерживают автономную работу и могут без подзарядки продержаться от 10 до 48 часов в зависимости от модели.

Умная МТС Касса обладает не только базовым набором возможностей для проведения кассовых операций.

Она поддерживает следующие функции:

  • Избранные товары — выбор востребованных товаров (хлеб, молоко, масло) с помощью панели быстрого поиска в главном меню кассы.
  • Поиск товара по наименованию.
  • Акции, скидки.
  • Ручная скидка на чек / товар.
  • Наличная, безналичная и комбинированная оплата.
  • Продажа со свободной ценой.
  • Работа с заказами (оплата, частичная оплата).
  • Продажа весового товара, ограничение продажи товара без остатка в торговом зале.
  • Работа с интернет-заказами.
  • Отложенный чек.
  • Бонусные и скидочные карты.
  • Подарочные сертификаты.
  • Выгрузка чеков по мере их появления.
  • Отчёты о продажах, ABC-анализ.
  • Управление кассой из центрального офиса предпринимателя.

Для удобства товарные позиции вносятся в кассу несколькими способами: вручную и загрузкой из файла Excel. Быстрее и удобнее всего заносить новый товар в базу через сканирование: касса ищет его в своём глобальном справочнике и выводит карточкой товара на экран. Остаётся только заполнить цену, количество и размерные ряды — всё, товар занесён в номенклатуру.

Можно перенести сведения в умную кассу, интегрировав её с данными, которые у вас уже имеются, например, в продуктах «1С» или «Контур». Стоят умные кассы от МТС от 10 900 рублей.

Если вы торгуете алкоголем, онлайн-касса должна поддерживать возможность установки УТМ-модуля и работу со сканером для считывания акцизных марок. Обратите внимание, что сканеры также отличаются друг от друга. Для алкоголя нужен 2D-сканер.

Что требует ФЗ №54

Федеральный закон, согласно которому торговать без онлайн-касс уже нельзя, вступил в действие в 2017 году, в нем предусмотрены отсрочки по переходу на новые модели ККТ для некоторых категорий предпринимателей до 2018 года.

Наименование «онлайн-касса» не является официальным, так назвали новую ККТ потому, что она будет подключена к Интернету, благодаря чему:

  • информация о сделке (кассовый чек) будет моментально передана через оператора в налоговую службу;
  • покупатель сможет получить копию чека на свою электронную почту.

ВАЖНО! Даже в случаях перебоев с сетью интернет работа онлайн-кассы не останавливается: все данные пробитых в этот период чеков сохраняются в фискальном накопителе и при возобновлении работы сети передаются по назначению.

Последняя редакция закона о ККТ требует, чтобы это устройство отвечало одновременно всем требованиям:

  • записывает и сохраняет данные для налоговой;
  • у него есть фискальный накопитель;
  • формирует бланки строгой отчетности (кассовые чеки);
  • обеспечивает их поступление через оператора ОФД в налоговую;
  • при необходимости может их распечатать в бумажном виде.

Продавцам придется купить новую кассу или модернизировать старую (это не во всех случаях возможно и целесообразно).

Что должно быть в товарном чеке нового образца?

Статья 4.7 Закона № 54 устанавливает ряд обязательных реквизитов, которые должен содержать чек, выдаваемый через онлайн-кассу.

ofd-2-1.jpg

Это:

  1. Наименование продавца с указанием организационно-правовой формы;
  2. ИНН;
  3. Система налогообложения, которая применяется продавцом;
  4. Точный адрес точки продаж, где установлена конкретная касса;
  5. Номер смены, которая осуществляет продажу товара или принимает средства за работы или услуги;
  6. Номер чека в течение открытой смены;
  7. Информация о кассире с указанием ФИО;
  8. Дата произведения операции, по которой выдается чек, а также точное время;
  9. Признак, по которому устанавливается приход денежных средств или их возврат по операции;
  10. Наименование отпускаемого товара или произведенных работ с указанием единицы измерения, ее стоимости и итоговой суммы по позиции;
  11. Отдельной строкой по каждой отпускаемой позиции и после итоговой суммы выводится ставка НДС;
  12. Форма получения платежа: наличными или безналичными по карте;
  13. Адресс сайта налоговой по проверке ФПД;
  14. Номер ККТ, под которым касса зарегистрирована в ИФНС;
  15. Номер фискального накопителя, являющийся уникальным для каждого из них;
  16. Номер записи фискального документа в накопителе;
  17. Фискальный признак кассового документа, который регистрируется накопителем;
  18. Наименование и адрес сайта оператора фискальных документов.
  19. Уникальный QR-код, присваиваемый конкретному чеку;

Если покупатель просит передать чек в электронном виде и указывает свои контакты, то в чеке пропечатывается адрес почты или телефон покупателя, а также e-mail магазина. Реквизитов достаточно много, но они обязательны.

Если в продаже фигурирует не товар, а услуга продаваемая населению, то индивидуальным предпринимателям доступно использование электронных бланков строгой отчетности (эБСО).

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий