Выдача в подотчет: правила. Образец заявления на выдачу денег в подотчет

Цель

Выдача в подотчет денег под отчет может потребоваться с целью:

  • покупки ТМЦ;
  • оплаты командировочных расходов;
  • расчетов по договорам.

Такие операции регулируются указанием Банка России № 3210 «О порядке ведения кассовых операций».26131.jpg

Перечисление средств на корпоративную карту

Альтернативой зарплатной карте является корпоративная. На нее можно перечислять средства под отчет сотрудникам. Работнику достаточно только написать заявление в свободной форме на пользование картой. Перевод средств осуществляется на основании приказа директора. Желательно утвердить порядок использования карт:

  • Держатели пластика не имеют права разглашать сведения о PIN-коде третьим лицам.
  • Отчет о расходе средств на карте нужно предоставить не позднее 3 дней после списания средств или возвращения сотрудника из командировки. К нему должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату операции картой.
  • Если документы отсутствуют или директор не подтвердил целевое использование средств, они удерживаются из зарплаты сотрудника.
  • Отдельно должен быть составлен список работников, которые имеют доступ к средствам.
  • Выдача и возврат карт должны отображаться в журнале учета.
  • В случае хищения пластика держатель должен сразу сообщить об этом в банк.

Момент передачи сотруднику карты не является датой выдачи денег под отчет. Записи в БУ делают в момент снятия средств. Все операции с корпоративной картой отображаются на субсчете, открытом к счету 55.

Пример

Маркетологу ООО 10 июля 2015 года выдали карту для оплаты рекламы. 15 июля сотрудник снял со счета 2 000 руб. Выписка из банка подтверждает списание средств. Бухгалтер отражает выдачу денег проводкой: ДТ71 КТ55.

Документы

Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются. Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже.

26132.jpg

Что делать, если чеки были утеряны? </h2>

С каждой компанией может случиться ситуация — сотруднику были выданы средства под отчет, сотрудник приобрел необходимые товары и услуги на эти средства, а чеки и накладные потерял.

В этом случае нужно оформить авансовый отчет и прикрепить к нему объяснительные и косвенные документы, которые могут свидетельствовать о реальности расходов подотчетных средств. Если косвенные доказательства будут сильными, то суд может встать на сторону предпринимателя и отменить доначисление налога на прибыль и НДФЛ.

Спорные операции

Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.

Операция Решение
Сотруднику требуются деньги под отчет, но руководитель отсутствует На основании доверенности оформить операцию может бухгалтер или финдиректор
Директор устно просил бухгалтера выдать ему денежные средства Выдача в подотчет должна быть оформлена письменно
Работнику требуется сумма, превышающая лимит расчетов (более 100 тыс. руб.) Такие сделки оформляются, только если речь идет о наличных расчетах с другими организациями
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору средства выдаются подрядчику С 01.06.14 лицо, трудоустроенное по гражданско-правовому договору, считается работником организации. То есть никаких нарушений кассовой дисциплины нет
Бухгалтер настаивает на подписании договора о полной материальной ответственности Выдача в подотчет не является основанием для заключения такого договора. Если сотрудник не вернет деньги, их можно будет удержать с зарплаты.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий