Инструменты для автоматизации документооборота Лучшие СЭД-системы 2020 года

Личный кабинет ЮЗЭДО

Личный кабинет представлен в виде одной веб-страницы или совокупности нескольких. Этот аккаунт необходим для создания, заверения и обмена документами между предприятием и Почтой России. Веб-интерфейс является уникальной мобильной средой, облегчающей решение задач, связанных с документооборотом административно-хозяйственным службам, руководству, бухгалтерии. Для работы в ЮЗЕДО наличие усиленной квалифицированной электронной подписи – КЭП – обязательно.

СЭД «ДЕЛО»

Россия. Москва

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и управления корпоративным контентом. ЭОС — ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ

Порядок перехода на ЭДО

Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:

  1. Переговоры с контрагентами. Если планируется выставлять электронные счета-фактуры и другие важные документы, то сначала нужно договориться о переходе на ЭДО с контрагентом. Переговоры могут проходить в устной или письменной форме.
  2. Выбор оператора ЭДО и заключение с ним договора. Это должны сделать обе компании.
  3. Подписание контрагентами соглашения об ЭДО. В нем прописывают порядок работы с ЭДО и другие особенности.
  4. Установка ПО, приведение всей документации к общему виду, проведение консультаций по работе с электронной подписью, организация электронного архива. Также нужно прописать в учетной политике подробно порядок работы с ЭДО и ЭЦП.
  5. Назначение сотрудников, уполномоченных подписывать документы, и обеспечение их электронными подписями.

Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.

Как это работает?

Покажем общую схему работы ЭДО на примере веб-версии «Диадока». Она не требует никакого вмешательства в информационные системы организации, а обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты.

В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие.

Сам процесс происходит следующим образом. Поставщик формирует документы в редакторе «Диадока» или загружает их с ПК. При необходимости документы отправляются на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится подписант, который нажимает кнопку «Подписать и отправить».

Далее «Диадок» автоматически проверяет:

  • сертификат электронной подписи: легитимность, срок действия;
  • формат документов;
  • соответствие данных в конкретном документе.

Если система находит ошибки, то пользователь получает на них указание и подсказки, как их исправить. Если все в норме, документ уходит контрагенту, который видит его в папке «Входящие». Он его открывает и просматривает.

Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его. Отправитель видит статус документа «Подписан». К подписанному документу имеют доступ обе стороны. Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи. Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.

После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, то документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

О программе

Курс по автоматизации процессов работы с документами. В курс вошли актуальные вопросы по работе с документами совместно, в облачных сервисах, электронном документообороте, юридически значимом ЭДО и в современных CRM. В программе курса: совместная работа, работа с электронными документами в облачных сервисах, обзор современных программ электронного документооборота, ЭЦП, CRM-системы и др.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий