Контур.Диадок — сервис для электронного документооборота

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа
Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Преимущества

Совершайте электронный документооборот

Перейдите на электронную документацию с устаревшей бумажной. Все электронные документы, которые проходят через сервис, заверяется электронной цифровой подписью, имеют точно такой же юридический вес, как и аналоги на бумаге.

Передавайте отчётность для контролирующих органов

Передайте не покидая офиса все требуемые документы в контролирующие органы по телекоммуникационным каналам.

Сохраните в электронном виде вашу документацию

Избавляйтесь от громадных бумажных архивов, сохраните в электронном виде вашу документацию. Это существенно облегчит поиск, даст возможности быстрого доступа к документам везде, где есть Интернет.

Осуществляйте совместную работу над документами

В системе реализован режим для множества пользователей, который позволяет сотрудникам компании совместно работать над любым документом.

Работайте в привычной среде

Система интегрирована со всеми бухгалтерскими современными системами: SAP, Oracle, 1С, и другими

Находите контрагентов

Находите своих контрагентов, начинайте уже сейчас обмениваться электронными документами с ними.

Подписать исходящий документ вручную

Допустим, вам необходимо заключить исходящий договор. Вы подписываете его со своей стороны и отправляете в Диадок нужному контрагенту. Тот в свою очередь подписывает договор и отправляет его обратно в ELMA365. Такой договор будет иметь полную юридическую силу, так как подписан квалифицированной подписью. У договора есть печатная версия — в ней дополнительно указаны все атрибуты подписи. Ее можно скачать на карточке документа.

Чтобы подписать исходящий документ, откройте карточку документа и на верхней панели нажмите на значок.

При этом операционная система попросит вас разрешить доступ к сертификату для подписания, после чего появится всплывающее окно с настройками.

1. В поле Юридическое лицо укажите юридическое лицо вашей компании. От его имени будут производиться действия в Диадок. Это поле заполнено по умолчанию, но при необходимости вы можете выбрать другую компанию из списка. Информацию о юридических лицах ELMA365 берет из системного справочника Мои юридические лица.

2. В поле Контрагент укажите ИНН контрагента, которому отправляется документ. Обратите внимание, к выбору доступны только те контрагенты, с которыми у вас настроена связь в Диадоке.

3. Убедитесь, что выбрана опция Запросить подпись контрагента. Она необходима для того, чтобы контрагент, которому вы направляете документ, подписал его в Диадоке.

4. В поле Сертификат выберите доступный вам сертификат для электронной подписи. Система проверит сертификат и выдаст сообщение об успешной проверке. Нажмите кнопку Подписать и отправить в Диадок. Теперь документ будет подписан с использованием указанного сертификата и направлен тому контрагенту, которого вы указали в настройках.

Какие документы можно получать через ЭДО от REG.RU?

Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям мы можем направить через ЭДО следующие документы:

  • УПД;
  • акты сверки;
  • оригиналы счетов на оплату.

Так выглядит распечатанный экземпляр электронного УПД:

Подписать входящий документ вручную

Система каждые пять минут проверяет поступление новых документов от Диадок и отображает их в Канцелярии. Открыв новый входящий документ, вы увидите на его панели кнопки Подписать и Отклонить. Нажмите на нужную кнопку и укажите свой сертификат для подписи, после чего документу будет присвоен соответствующий статус — «Подписан» или «В подписи отказано». Эти данные отобразятся и в ELMA365, и в Диадок.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий